5 советов по эффективному управлению удаленными сотрудниками [2021]

Сегодня весь мир перешел на удаленную работу, что дает много преимуществ в плане получения интересного опыта, новых навыков и развития профессионализма в целом. HR-специалистам особенно важно знать и применять эффективные способы в построении коммуникаций и процессов для управления удаленными сотрудниками. В статье мы рассмотрим интересные советы для решения данной проблемы.

1. Эффективные коммуникации во время видеосвязи

Первое впечатление от звонка.

Неловкость может возникнуть, если вы не знаете, что сказать или сделать в первые несколько секунд. Попробуйте использовать стандартное и не требующее размышлений приветствие для всех своих звонков. (Например: “Всем здравствуйте! Всем привет! Привет, команда!“)

Непринужденная беседа.

В первые несколько минут подключения к видео всегда бывает масса технических сбоев и их дальнейших настроек. Возьмите инициативу в свои руки, чтобы ускорить этот процесс и успокоить всех. (Вы можете сказать: “Я вас прекрасно вижу и слышу!” “Я прекрасно вас вижу, но не слышу. Попробуйте нажать кнопку в нижнем левом углу микрофона.”)

Смена режимов.

Если вы говорите более 15 минут, попробуйте добавить опрос, слайд или как-то переключить сотрудников на новое действие.

Что делать c руками на видео?

Старайтесь двигать руками целенаправленно — например, чтобы пояснить или выделить определенные слова. Не бойтесь сделать какой-то непроизвольный жест, если вам это необходимо.

Настрой на позитив

При видеосвязи и телефонных звонках все по умолчанию сообщают плохие новости. Люди не пессимисты, они пытаются так растопить лед на первых минутах общения. Попробуйте сразу задать позитивный настрой, но при этом сказать общие фразы. (-Что-нибудь интересное происходит в мире? – Расскажите что-нибудь хорошее/интересное/забавное. – Что-нибудь интересное происходит в эти выходные / было в прошлые выходные?)

2. Четкие ожидания от дистанционных команд

Управление дистанционными сотрудниками может быть трудным, если ожидания не установлены заранее. Лучше всего, сделать это еще до приема на работу, здесь вам поможет оффер, контракт, дополнительные соглашения и политики компании. Дополнительно можно проговорить и установить следующие ожидания для команды:

• Время начала / окончания работы. Вы должны установить конкретное время, в которое ваша команда полностью в сборе. И знать специфику времени работы определенных сотрудников, которая отклоняются от нормы.

• Быстрая связь с сотрудником. Если возникла чрезвычайная ситуация или вопрос, вы должны знать, как лучше всего связаться с каждым членом команды.

• Протокол в нерабочее время: что делать, если кому-то нужно работать с утра или наоборот допоздна? Или нужно отпроситься по делам. Вы должны четко знать и проговорить, какие договоренности будут действовать в этом случае.

3. Onboarding checklist для удаленной адаптации

Наем новых сотрудников, особенно онлайн — это большой шаг, и легко запутаться, и не знать, что делать. Лучше составьте пошаговое руководство по адаптации удаленных сотрудников, подходящее для вашей компании. Ознакомьтесь с примерным планом действий для эффективной адаптации новых сотрудников.

Отлично зарекомендовал себя метод адаптации через корпоративный портал, где в одном месте можно найти ответы на се вопросы по процессу адаптации. 

Так же активно внедряется практика телеграмм ботов, которые помогают новичку оперативно получить ответы на самые важные вопросы.

Система наставничества приобрела новый характер в формате, так называемом — менторство. Ментор в данном случае не просто функциональный помощник, но и друг — проводник в конкретной компании, который поможет и советом и поддержкой в сложных ситуациях. А они в процессе адаптации не такая уже и редкость.

4. Поддержание социальных контактов

Одна из самых сложных вещей в управлении удаленными сотрудниками — отсутствие «случайных социальных контактов», ведь теперь у вас нет лифта, кофе-брейков, принт-румов, комнат для отдыха и столов для переговоров…

Что можно внедрить:

• Виртуальная встреча за обедом, чтобы познакомиться и пообщаться друг с другом один на один;

• Открытый чат, чтобы сотрудники/команда могли общаться друг с другом;

• Покупка подарочной карты в местное кафе, где сотрудники могут работать;

• Встречи сотрудников в реальном мире раз в неделю/месяц/год в зависимости от возможностей.

• Сделайте светский разговор → большим разговором. Часто мы придерживаемся одних и тех же скучных тем. Постарайтесь узнавать что-то новое о людях, с которыми вы работаете, хотя бы раз в месяц.

• Смотрите и слушайте вместе. Каждую встречу начинайте с забавного видео. Делитесь рекомендациями по подкастам. Смотрите руководство YouTube в команде.

• Учитесь вместе. Каждый вторник рассылайте отличные выступления на TED Talk. Сделайте командный книжный клуб.

5. Изолирование для мозгового штурма

Cогласно Harvard Business Review, мозговой штурм в группах оказался менее продуктивным, чем мозговой штурм в одиночку. Вместо мозгового штурма в группах попробуйте провести мозговой штурм в одиночку. Метод 6-3-5 прекрасен для удаленных команд, потому что здесь нет перекрестных разговоров, и каждый участник может полностью выразить свои идеи группе.

Метод мозгового штурма работает для удаленных команд следующим образом:

Собираются 6 человек и записывают 3 идеи/решения проблемы. Идеи от одного человека затем передаются следующему, так что у каждого члена команды есть чьи-то идеи. Затем новый человек обдумывает еще больше идей. После 5 «проходов» мозговой штурм завершен.

Примечание: для мозгового штурма не требуется 6 человек в вашей команде. Вы можете иметь меньше людей, чтобы использовать эту технику. Просто передавайте идеи, пока все не поймут, что нужно для решения проблемы.

В заключении

Попробуйте применить данные инструменты в своей работе, и вы увидите, что работа с дистанционными сотрудниками может быть невероятно увлекательным процессом!

Обзор составила Арина Давыдова - HR эксперт ONLINE PERSONAL 

30.04.2021