Дистанционное обучение для удаленных сотрудников: Полное руководство как организовать процесс развития персонала в кризис COVID-19

Дистанционное обучение сотрудников — горячая тема прямо сейчас, и это главным образом потому, что оно было выдвинуто в центр внимания в ответ на кризис COVID-19. Огромное количество организаций, как государственных, так и частных, почти без подготовки или времени выполнения были вынуждены принять модель дистанционного обучения.

Новые правила реальности в COVID-19 означают, что многие сотрудники – и их лидеры работают вне офиса и впервые отделены друг от друга. И эта проблема усугубляется, когда плановое обучение должно быть перенесено на дистанционный формат.

В этой статье мы покажем вам, шаг за шагом, как запустить дистанционное обучение и поделимся лучшими практиками, как сделать это быстро и эффективно. Поэтому, если вы новичок в онлайн-обучении, нуждаетесь в переподготовке или хотите улучшить вовлеченность своих виртуальных учебных сессий, то эта статья для вас.

 

Общие проблемы дистанционного обучения сотрудников

 

Дистанционное обучение имеет свой собственный набор проблем, а это означает, что вам потребуется развить несколько уникальных навыков, чтобы с ними справиться.

 Давайте немного углубимся в некоторые общие проблемы, с которыми вы можете столкнуться, когда начнете обучать своих сотрудников в интернете.

 

Отсутствие личного надзора

Отсутствие личного взаимодействия — это часто упоминаемая проблема, связанная с дистанционным обучением. Но она может быть болезненной точкой, если пришлось в срочном порядке переходить на новый формат развития.  

Давайте посмотрим правде в глаза: обучение сотрудников во многих случаях по-прежнему рассматривается сотрудниками как обязательная галочка, и их внимание не может быть гарантировано на 100%. Тренеры беспокоятся, что учащиеся не будут учиться так же усердно без личного наблюдения. Многие учащиеся, с другой стороны, борются с ограниченным доступом к поддержке и возможность оперативно получать обратную связь «здесь и сейчас».

 

Поэтому выстраивайте процесс дистанционного обучения таким образом, чтобы учащийся в любой момент мог иметь контакт со своим спикером, и прояснить сложную ситуацию в момент ее возникновения, а не потом, как-нибудь позже.

 

 Отсутствие доступа к информации

Новые удаленные работники часто неприятно удивляются увеличению времени и усилий, необходимых для поиска информации от коллег и других лиц. Даже получение ответов на кажущиеся простыми вопросы может показаться большим препятствием для работника, работающего дома.

В контексте дистанционного обучения это часто переводится в информацию о том, как получить доступ к обучению, как задавать вопросы и как все это работает. По сути, удаленные сотрудники должны знать, как получить помощь, если она им нужна – как до, так и во время онлайн-тренингов. Отсутствие доступа к этой информации может сделать ваше обучение не эффектиным.

 

Социальная изоляция

Чувство изоляции-одна из самых распространенных жалоб на удаленную работу, когда сотрудники не имеют неформального социального взаимодействия в рабочей обстановке. К счастью, это одна из областей, где виртуальные онлайн-тренинги действительно могут помочь, если они выполняются правильно. Участие в групповом тренинге может облегчить эти чувства, и хорошо проведенная сессия будет включать активное участие, сотрудничество и время для вопросов.

 

Если дистанционное обучение не включает групповые тренинги, где люди имеют возможность общаться, изоляция может заставить любого сотрудника чувствовать себя менее вовлеченным и не “принадлежащим” к своей организации. Таким образом, вы должны убедиться, что ваши дистанционные тренинги поощряют взаимодействие и инклюзивность.

 

Раздражители

Грустно говорить, но эффективная виртуальная работа далека от того, как ее часто представляют в средствах массовой информации, когда кто-то стучит по клавишам своего ноутбука на пляже, потягивая коктейль. Это может быть забавная фантазия, но работодатели, как правило, должны убедиться, что их удаленные работники имеют как специальное, тихое рабочее место, так и адекватный уход за детьми, прежде чем позволить им работать удаленно.

 

Дистанционное обучение еще менее прощает отвлекающие факторы – оно может быть виртуальным, но в конечном счете это тренировка – и 100% — ная концентрация не просто приятна, это необходимость. Поэтому крайне важно, чтобы даже если остальная часть дня открыта для отвлечений, ваш 1-часовой тренировочный слот не подлежал обсуждению.

 

Технические сложности

Учебные занятия могут быть прерваны техническими проблемами даже в специально спроектированных классах с организационной инфраструктурой. Поэтому представьте себе, насколько более вероятно, что это произойдет, когда вы попытаетесь запустить удаленный обучающий сеанс. Очень многое может пойти не так – от нестабильных интернет-и VPN-подключений до проблем с программным обеспечением и платформами и доступа к обучающей среде.

 

Нет никакой гарантии, что вы не столкнетесь с техническими проблемами во время дистанционного обучения, но вы можете многое сделать, чтобы свести к минимуму вероятность возникновения проблем. Мы рассмотрим это позже в разделе Советы.

 

Ключевой вывод: Все эти проблемы и многие другие делают важным правильное планирование и организацию дистанционного обучения сотрудников. Как это делается? Следующий раздел разбивает его шаг за шагом.

 

Пошаговое Руководство по организации дистанционного обучения

 

Существуют различные способы настройки и запуска дистанционного обучения, и какой процесс лучше всего подходит для вас, будет зависеть от ваших потребностей. Вот шаги, которые, по нашему мнению, обеспечат плавный и беспроблемный способ быстро запустить ваше виртуальное обучение.

 

Шаг 1. Выберите модель обучения

Когда мы используем термин «дистанционное обучение», первая мысль большинства людей-это что-то похожее на онлайн-встречу. Это, безусловно, популярная модель, но она не единственная, доступная вам. Вот краткое описание вашего выбора.

 

Синхронное обучение

Синхронное обучение  Synchronous learning — это любая учебная деятельность, в которой все учащиеся участвуют одновременно. Это может происходить как в режиме онлайн, так и в автономном режиме; поэтому вполне вероятно, что занятия под руководством инструктора, которые вы проводите, попадают в эту категорию. Этот тип обучения зависит от времени-существует один временной интервал, в котором это может произойти. Вы, как фасилитатор, должны тщательно планировать свои учебные занятия и следить за тем, чтобы они были объявлены вовремя. В то же время вашим ученикам может потребоваться зарезервировать определенный временной интервал в расписании (слот), чтобы виртуально присутствовать.

 

Асинхронное обучение

 

Эта модель, напротив, происходит, когда учащиеся получают доступ к учебному контенту, оценкам, общаются и участвуют в деятельности в свое собственное время – или «самостоятельно». Им не нужно быть на месте, а для дистанционного обучения им даже не нужно быть в одном и том же онлайн-учебном пространстве в одно и то же время, чтобы учиться и проходить обучение. Асинхронное обучение Asynchronous learning также может быть запущено инструктором бесплатно, как и большинство электронных и видео-тренингов, или инструктор может быть привлечен для просмотра оценок или в качестве контактного ресурса для ответа на вопросы онлайн. Этот тип модели часто требует, чтобы результаты обучения – в виде статуса завершения курса, оценки или оценки – предоставлялись до определенного срока.

 

Смешанное обучение

Смешанное обучение Blended learning  может взять элементы как из синхронной, так и из асинхронной моделей и смешать их вместе, чтобы создать индивидуальное решение. Благодаря своей гибкости смешанное решение может быть наилучшим способом решения более сложных задач дистанционного обучения. Например, он может включать модуль электронного обучения и сеанс виртуального класса, все запланированные через LMS.

 

Шаг 2. Купите необходимые инструменты

Хотя вполне возможно запустить программу дистанционного обучения, используя Skype в качестве коммуникационной платформы, лист Excel для отслеживания посещаемости и завершений и PowerPoint для презентации материалов. Это может быть не лучшим вариантом. Почему? Во-первых, вы сделаете жизнь чрезвычайно трудной для себя, и, что более важно, вы дадите своим ученикам опыт ниже среднего.

Как и все остальное, хорошее дистанционное обучение требует определенных инвестиций в правильные инструменты для выполнения работы. Как минимум, вам понадобится: Платформа для проведения конференций и вебинаров

Вы, вероятно, будете смотреть на программное обеспечение, которое отличается от того, что вы, возможно, уже развернули в своих конференц-залах, чтобы сделать широкомасштабное виртуальное обучение. В качестве минимального набора функций вы должны искать платформу, которая имеет возможность делать скриншоты, удаленно получать доступ к рабочим столам друг друга, общаться в текстовом чате, обмениваться файлами и даже транслировать их большим группам пассивных зрителей.

Существует два типа платформ, которые можно использовать для дистанционного обучения в режиме онлайн. Первый тип-это платформа для проведения конференций/вебинаров. Второй тип-это выделенная виртуальная обучающая платформа, которая будет иметь гораздо больше функций, специально адаптированных к текущему обучению, таких как виртуальные оценки и секционные классы для групповой работы.

 

Вот список опций для обоих типов платформ:

 

Конференции и вебинары: Zoom, Bluejeans, Join.me, Webex, GoToMeeting, Zoho.

Виртуальный Класс: GoToTraining, BigBlueButton, Larksuite.

 

Не менее важно, как вы будете подключаться к удаленным стажерам в режиме онлайн. Как вы будете управлять, развертывать и отслеживать свои учебные усилия. Именно здесь появляется система управления обучением learning management system (LMS), которая крайней мере, возьмет на себя тяжелую работу по приглашению участников на удаленные сессии, распределению учебных материалов и отслеживанию результатов.

Если вы ищете LMS, которая проста в использовании для начинающих, но также предлагает все необходимые функции для дистанционного обучения, вы можете попробовать  iSpring Learn Это облачная платформа, которая позволяет вам быстро перемещаться с помощью удаленных учебных программ.

Он имеет встроенный инструмент, который позволяет создавать create simple courses простые курсы из существующего материала с иллюстрациями, цитатами и видео, так что вы можете собрать учебный контент и доставить его своим сотрудникам в течение нескольких минут. iSpring Learn также полностью интегрирован с инструментарием  the iSpring Suite authoring toolkit. Поэтому, если вы хотите построить более сложные асинхронные интерактивные курсы, вы обнаружите, что вся экосистема чрезвычайно хорошо интегрирована для дистанционного обучения.

 

Кроме того iSpring Learn интегрирован с Zoom, одной из платформ веб-конференций, о которых мы упоминали выше. Таким образом, вы можете транслировать свои видео и проводить веб-встречи прямо с вашего LMS. Он также включает в себя календарь для планирования видеоконференций, чтобы вы могли управлять своими тренировочными усилиями.

 iSpring Learn также имеет сильный механизм отчетности. Вы можете отслеживать, как ваши ученики проходят курсы и викторины, и отслеживать их посещаемость на веб-встречах.

 

Инструмент для создания электронного обучения

 

Authoring tools — Авторские инструменты предназначены для создания онлайн-курсов. Конечно, вы можете загружать PDF-файлы и документы Word в LMS. Но все это  электронное обучение имеет низкий уровень вовлеченности. Выбор правильного инструмента может помочь вам создать привлекательное асинхронное обучение, которое обеспечивает реальную ценность для ваших сотрудников.

 

Вы должны искать инструменты разработки, основанные на HTML5, позволяющие создавать интерактивный контент, простые в использовании и поддерживающие различные форматы вывода. Вы также должны выбрать инструмент разработки, который автоматически упаковывает ваши удаленные курсы электронного обучения и делает их готовыми к запуску на мобильных устройствах, планшетах или в любом браузере. Это позволит значительно сократить проблемы технического доступа для удаленных работников, которые хотят иметь возможность просто щелкнуть ссылку и пройти обучение.

Например, iSpring Learn, о котором мы упоминали выше, отвечает всем этим требованиям. С помощью iSpring вы можете создавать увлекательные курсы с викторинами, беседами, симуляциями и взаимодействиями в течение нескольких часов, а не дней. Чтобы получить дистанционное обучение онлайн как можно быстрее, он позволяет легко перепрофилировать существующие ресурсы, такие как презентации PPT, документы Word и PDF-файлы. А еще более сложные элементы, такие как сценарии ролевых игр в классе ILT, могут быть воссозданы с помощью редактора быстрого диалогового моделирования, что позволяет получать курсы ILT онлайн и доставляться удаленно без ущерба для содержания.

 

Шаг 3. Подготовьте свои учебные материалы

Этот шаг будет зависеть от того, какой тип подхода вы используете. Во-первых, спросите себя: какие методы будут использоваться для доставки контента? Если вы выбрали синхронный удаленный опыт, вам нужно будет подготовить или создать несколько презентаций для ваших веб-классов и создать некоторые справочные материалы для их сопровождения или видео для вставки в вебинар обучения.

Если вы выбрали асинхронный подход, вполне вероятно, что электронные курсы и видео будут краеугольным камнем контента, который необходимо подготовить. Если вы решите использовать смешанный подход, то, конечно, у вас могут быть все эти типы материалов и многое другое для подготовки.

Для тех, кто хочет сделать часть или все обучение основанным на электронном обучении, пришло время запустить свой инструмент разработки в работу. Очень важно, чтобы ваш инструмент имел обширную библиотеку контента шаблонов курсов, которые включают в себя стандартные элементы, такие как заголовочные слайды, таблицы содержания и навигации, главы, временные рамки и информационные слайды. Таким образом, вы можете просто выбрать понравившийся шаблон, заполнить его всей необходимой информацией и очень быстро запустить курс.

После того как у вас есть базовый контент в инструменте разработки, вы можете рассмотреть возможность добавления некоторых других типов контента, таких как:

Видео: встраивание видео в ваше электронное обучение-это быстрый способ представить тему, объяснить процесс или представить некоторую экспертную информацию с помощью общедоступных видео от авторитетных организаций, таких как WHO, OSHA, CDC.

Опросы, тесты, оценки и проверки знаний: это здорово, поскольку они помогают проверить знания учащихся и проверить, активно ли они участвуют в удаленной сессии.

Симуляция диалога: ролевые симуляторы очень эффективны для развития коммуникативных навыков. Это отличный тип контента, если вам нужно обучить команду продаж и поддержки клиентов.

 

Шаг 4. Обучение через LMS

Теперь пришло время запустить дистанционное обучение, и хорошая новость заключается в том, что, поскольку вы используете LMS, это просто настроить. Для этого вам нужно загрузить электронные курсы, установить крайние сроки и пригласить сотрудников.

 

Шаг 5. Отслеживание результатов обучения

Последний шаг — это отслеживание результатов вашего дистанционного обучения. То, что вы решите отслеживать, будет зависеть от ваших организационных потребностей – это может быть только завершение курса, или вы можете захотеть понять другие показатели, такие как время, затраченное учащимися на прохождение курса электронного обучения, или их оценки в конкретных оценках.

Это можно сделать с помощью LMS.

Вы также можете посмотреть на показатели виртуального класса, такие как уровень вовлеченности, чтобы узнать, активно ли учащиеся принимают участие в виртуальном сеансе или их внимание переключается на другие открытые окна или приложения.

 

Лучшие советы для более эффективного дистанционного обучения сотрудников

Итак, теперь вы знаете основы того, как получить дистанционное обучение в интернете, и это отличное начало. Но есть некоторые действительно важные вещи, которые вы можете сделать, чтобы обеспечить его хорошее восприятие, эффективность и привлекательность. Вот наши лучшие советы, чтобы сделать ваше дистанционное обучение сотрудников действительно блестящим.

 

1. Составьте эффективный график тренингов

Когда у людей есть последовательный и прозрачный график обучения, они будут уделять ему приоритетное внимание, и вы, как правило, получите более высокую посещаемость.

 

Хорошо продуманный график обучения гарантирует, что каждый, кто должен пройти обучение, будет иметь доступ к нему в подходящее в нужное время. С помощью календаря LMS легко управлять всеми учебными мероприятиями. Вместо того чтобы разбрасывать отчеты о посещаемости занятий и другую важную информацию по нескольким файлам, таблицам и спискам дел, целостный календарь организует все в одной вкладке.

 

2. Создайте контрольный список перед занятием

Когда вы проводите дистанционное обучение онлайн, вы управляете контентом, средой и опытом, что является большой ответственностью. Создание контрольного списка или повестки дня поможет вам в этом и гарантирует, что вы не забудете ни одного важного шага или любого из советов, которые мы изложим.

 

3. Определите процесс поддержки

Кто будет оказывать помощь, когда кто-то не может получить доступ к учебному материалу или ваше VPN-соединение падает, и вы теряете класс из двадцати учеников?

Подготовка имеет решающее значение, и важным аспектом этого является установление того, кто будет доступен для поддержки вашей сессии. Как минимум, подготовьте члена своей команды ИТ-поддержки.

 

4. Обеспечьте постоянный доступ 

Коммуникация — это ключ, поэтому не бойтесь «чрезмерного общения». Это не офисная среда, поэтому правило «слишком много писем» здесь следует игнорировать в пользу того, чтобы ваш тренинг был четко передан и легко доступен.

Итак, отправьте электронное письмо за несколько дней до этого со ссылкой на виртуальную сессию и, возможно, изображением или двумя снимками экрана виртуального класса.

Вы также можете показать студентам, чего ожидать и как будет выглядеть виртуальный класс – вы также можете составить «шпаргалку» по основным функциям, которые им нужно будет использовать, например, отключить микрофон, поднять руку, чтобы задать вопрос, или использовать функцию чата. Отправьте сообщение вечером перед онлайн-классом, а также за несколько минут до того, как класс начнет повторно отправлять электронное письмо с URL-адресом.

Убедитесь, что вы можете получить доступ ко всем платформам и системам по крайней мере за час до начала обучения. Вход в систему должен быть легким и задавать тон вашей сессии. Очень важно иметь онлайн координатора, чтобы помочь с проблемами входа в систему и подключения или помочь учащимся, которые не успевают за процессом обучения.

 

5. Начните с правил

Так же, как и во время сеанса ILT, вам необходимо установить некоторые основные правила для вашего дистанционного обучения и объяснить вашим ученикам, что от них ожидается, чтобы принять участие в обучении и сделать его эффективным.

 

Некоторые предложения по подготовке включают в себя:

• Определите, как справиться с такими проблемами, как подключение; например: используйте функцию чата со 2-м инструктором или координатором, если вы потеряете доступ к курсу.
• Держите микрофон выключенным, когда не говорите.
• Чтобы задать вопрос, запросить разъяснения или сделать комментарий, используйте функцию поднять руку и дождитесь ответа.
• Поставьте мобильные телефоны на отключение звука.
• Закройте электронную почту и другие окна.
• В начале виртуальных занятий предоставьте несколько открывающих слайдов, описывающих функции, доступные учащимся.

6. Оставайтесь в сети и предлагайте регулярные регистрации или встречи

Когда вы завершаете сессию, скажите студентам, что вы останетесь в сети после курса, чтобы ответить на вопросы, решить проблемы, просмотреть или дать задания и т. д.

 

7. Привлечение учащихся

Поскольку это дистанционное обучение, вам нужно найти несколько дополнительных способов создать дополнительную вовлеченность. Например, вы можете вознаградить своих сотрудников за их усилия по обучению. Часто платформы онлайн-обучения имеют встроенную функцию сертификации, которая автоматически выдает сертификаты об окончании обучения – отличный способ мотивировать и привлечь учащихся.

Вы также можете рассмотреть возможность использования функции геймификации, такие как таблицы лидеров, чтобы поддерживать высокую вовлеченность учащихся и мотивировать участников по мере прохождения сессии.

 

В этой статье мы показали много материалов по очень актуальной теме дистанционного обучения, и надеемся, что вы нашли какую-то полезную информацию, которая поможет вам улучшить ваши удаленные сеансы.

Мы хотели бы знать, что вы делаете для обучения своих удаленных сотрудников и есть ли у вас какие-либо советы, которые мы пропустили в этой статье.